Unser Vorgehen Schritt für Schritt



Wichtige Fragen, die am besten der Reihe nach beantwortet werden:


  • Geht es um ein Klein- oder Grossprojekt?
    • Sprechen wir von einem Kleinprojekt mit einem Projektleiter, drei Teammitgliedern, drei/ vier Monate Projektdauer, ca. 3/ 4 Wochen Arbeitsaufwand und ca. CHF 30'000.-  Kosten oder geht es gleich in die Hunderttausende oder gar Millionen.
  • Warum machen wir das Projekt? 
    • Ziele, Hintergrund, gemachte Erfahrungen
  • Wo stehen wir?
    • Neubau oder Renovierung, Chancen, Risiken, Stärken, Schwächen, Anforderungen, Kontext, 
  • Wer ist involviert?
    • Projektleiter, Projektteammitglieder, Beziehungen zwischen Auftraggeber, Kunde, Management > Kompetenzen, Aufgaben, Verantwortung
  • Was soll konkret erreicht werden?
    • konkrete, messbare Ziele, Outputs. Sind die Ziele realistisch? Ist die Nachvollziehbarkeit gegeben?
  • Ist ein Projektbudget, Kostendach vorhanden?
    • Machbarkeit aufgrund der Ziele und gesetztem Budget prüfen
  • Welche unserer Produkte (Homepage, Shop, Video, WebTV, etc.) und Leistungen werden darin eine Rolle spielen? 
    1. Beratung -> (Entdecke die Möglichkeiten)
    2. Briefing -> (Bedürfnisse, Ziele, Budget, Know How, Ressourcen? Workshop: ja, nein?)
    3. Idee, Konzept -> (Präsentation von Lösungen, Erweiterungen, Vorschläge für Struktur, Design, Layout, Vernetzung, Bekanntmachung)
    4. Design und technische Umsetzung -> (Bsp. Designvorlage (Photoshop) technisch in HTML, CSS umwandeln)
    5. Installation, Konfiguration, Testen des Produktes, der Datenbanken (Server-Standorte, Betriebssysteme, Voraussetzungen)
    6. Allfällige Einbindung des CRMs oder ERPs -> (je nach Lösungen Standardschnittstellen vorhanden)
    7. Hosting, Wartung der Systeme, der Liveschaltung und Support -> (In-, Outsourcing, Cloud-Services, SLA, Verfügbarkeit, Compliance)
    8. Bereitstellen und Abfüllen der Inhalte (Texte, Tabellen, Präsentationen, Bilder, Grafiken, Animationen, Audio, Video)
    9. Ganzheitliche, vernetzte Bekanntmachung Ihres Angebotes via Online, Mobile, TV, Radio, Print, Plakat, Kino, Direktmarketing 
    10. Kontrolle, Analyse und Optimierung während der ganzen Zeit des Auftrages
    11. Reporting, Feedback und allfällige Kurskorrekturen während der ganzen Zeit des Auftrages
  • Wie strukturieren wir das Projekt? 
    • Siehe unter Hilfsmittel
  • Bis wann müssen Teilziele erreicht werden?
    • Meilensteine/ Termine festlegen, To-Do-Listen mit klaren Verantwortlichkeiten. Geht das wirklich aufgrund vorhandener Ressourcen (Menschen, Zeit, Struktur, Kultur und Prozesse)?
  • Wie viel kostet das Projekt nach ersten Einschätzungen?
    • Wenn möglich notwendige personelle, finanzielle und sachliche Ressourcen einschätzen


Damit bei kleinen und vor allem grossen Projekten nichts vergessen geht, verwenden wir folgende Hilfsmittel:






Verwendung



Wie im Planungsprozess (siehe oben) ersichtlich ist, ist der PSP ein zentrales Planungsinstrument im Projektmanagement. Mit dem PSP wird die Zielformulierung und der damit verbundene Leistungsumfang (= project scope) weiter konkretisiert. Darüber hinaus bildet der PSP die Grundlage für eine detaillierte Terminplanung sowie Kosten- und Ressourcenplanung.

Damit ist der PSP auch ein wichtiges Kommunikationsinstrument für Projektteams. Denn durch den PSP kann ein einheitliches Verständnis über den Leistungsumfang und die notwendigen Arbeitsschritte erreicht werden. Sinnvoll ist es, den PSP (zumindest zum Teil) im Projektteam zu erarbeiten. Im folgenden Video wird anschaulich erläutert, wie bei der Erstellung eines Projektstrukturplanes (hier bottom-up) vorgegangen werden kann.





Projektstrukturplan (bottom-up) am Beispiel veranschaulicht.







Strukturierungsarten


Phasen- / ablauforientiert: 

Das Projekt wird durch das Setzen von Meilensteinen in zeitliche Abschnitte (= Projektphasen) unterteilt. Die Phasen stellen gleichzeitig die Teilaufgaben des PSP dar. Diese Form der Projektstrukturierung kommt in der Praxis am häufigsten vor. Meistens stellt sie auch die einfachste und sinnvollste Form der Strukturierung dar.


Objektorientiert: 

Das Projekt wird in physische Objekte zerlegt (z.B. beim Fahrzeug: Fahrwerk, Motor, Aufbau, Vorderachse, Sitze, etc.). Diese Strukturierungs-Art ist beispielsweise im Anlagenbaubereich oder auch im Bauprojektmanagement üblich (Unterteilung in Gewerke).

Funktionsorientiert: 

In einem funktionsorientierten PSP werden die verschiedenen beteiligten Funktionen (z.B. Finanzen, Produktion, Marketing, Entwicklung…) zur Strukturierung heran gezogen.


Gemischtorientiert: 

Die gemischtorientierte Form der Projektstrukturierung kombiniert die oben genannten Strukturierungsformen miteinander.

Arbeitspaket-Beschreibungen (AP)

Name des AP, PSP-Code (1.1, 1.2…), gegebenenfalls Meilensteine, Inputs (Vorgänger), Outputs (Liefergegenstände), Verantwortung, Mitarbeit, Abnahmekriterien, Versionsnummer


Vorgehensweise



Bei der Vorgehensweise kann nach zwei Arten unterscheiden werden. „Zerlegungsmethode – top down“ und „Zusammensetzmethode – bottom up“.

Zerlegungsmethode (top-down)
  • Benennung des Gesamtprojekts (1. Ebene)
  • Definition der Teilaufgaben (siehe Strukturierungsarten oben)
  • Plan- und kontrollierbare Arbeitspakete – Die Gliederungstiefe ist situativ zu entscheiden (3. Ebene) –> Richtwert: max. 100 h pro Arbeitspaket
  • Beschreibung der einzelnen Arbeitspakete

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Zusammensetzmethode (bottom-up)
  • Sammlung möglicher Arbeitspakete (Brainstorming, Kreativitätsmethoden)
  • Analyse der Beziehungen mit der Frage: Was ist Teil wovon?
  • Teilaufgaben definieren und Aufbau einer Projektstruktur
  • Fehlende noch nicht genannte aber offensichtlich erforderliche Aufgaben ergänzen
  • Beschreibung der einzelnen Arbeitspakete

Für noch mehr Ausführungen siehe auch unter pm-blog.com




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